Ochrana osobních údajů zaměstnanců

Informace o zpracování osobních údajů pro zaměstnance a členy orgánů ve společnosti AZ KLIMA a.s.

Úvodem

Vážení zaměstnanci a členové orgánů společnosti,

tímto dokumentem vás informujeme o podmínkách a okolnostech zpracování vašich osobních údajů ve společnosti AZ KLIMA a.s. a dále o způsobu a rozsahu zpracování osobních údajů těchto společností v rámci Koncernu a Skupiny ČEZ. Také vás touto cestou informujeme o zajištění ochrany osobních údajů a o vašich právech souvisejících se zpracováním těchto údajů.

Při zpracování vašich osobních údajů dbáme v Koncernu a Skupině ČEZ na soulad s právem Evropské unie, zejména na soulad s Obecným nařízením o ochraně osobních údajů EU (dále jen „GDPR“), které je účinné od 25. května 2018 jako přímo účinná právní norma i v rámci právního řádu České republiky, a dále na soulad s relevantními vnitrostátními právními předpisy, zejména zákonem o ochraně osobních údajů.

Ochrana osobních údajů je pro nás důležitá. Tato informace o zpracování osobních údajů (dále jen „Informace“) vysvětluje, jaké osobní údaje konkrétní společnosti Koncernu ČEZ a Skupiny ČEZ shromažďují od vás nebo o vás, prostřednictvím komunikace s vámi, v souvislosti s pracovněprávním vztahem mezi vámi a společností, v souvislosti s výkonem funkce člena orgánů této společnosti. Tato Informace také vysvětluje, jaké osobní údaje získávají společnosti Koncernu ČEZ a Skupiny ČEZ od jiných osob nebo zdrojů, a jak tyto údaje používají.

Vedle této souhrnné Informace vám některé podrobnosti o zpracování vašich osobních údajů zpřístupníme také v dalších dokumentech (například upřesňujících podmínky výkonu specifické pracovní pozice nebo v příslušných vnitřních předpisech), které vám poskytujeme v rámci vzájemné komunikace, nebo které se vám zobrazí na intranetových stránkách společností Koncernu ČEZ a Skupiny ČEZ pro usnadnění a urychlení komunikace s vámi.

Správce osobních údajů

Správcem vašich osobních údajů je společnost AZ KLIMA a.s., se kterou máte uzavřenu pracovněprávní smlouvu nebo smlouvu o výkonu funkce člena orgánu společnosti (dále také jako „my“ nebo „naše společnost“). Pokud jste takovou smlouvu uzavřeli i s některou další společností Koncernu ČEZ nebo Skupiny ČEZ, je i tato společnost správcem těch vašich osobních údajů, které se týkají sjednaného vztahu.

Takovým správcem je jedna případně více z těchto vybraných společností:

Osobní údaje, které zpracováváme

Shromažďujeme a zpracováváme pouze osobní údaje, které jsou nezbytné k uzavření pracovněprávního vztahu nebo smlouvy o výkonu funkce. Dále údaje, které slouží k zajištění vzájemného plnění práv a povinností vyplývajících z uvedených smluvních vztahů. A které také slouží ke splnění našich právních povinností a zajištění ochrany našich oprávněných zájmů.

Pro uvedené potřeby jsou zpracovávány zejména tyto kategorie osobních údajů:

Základní údaje

• identifikační údaje: titul, jméno, příjmení, datum narození, místo narození, pohlaví, číslo průkazu totožnosti, rodné číslo, identifikační číslo zaměstnance/ člena orgánu společnosti;
• kontaktní údaje: adresa trvalého pobytu, doručovací nebo jiná kontaktní adresa, telefonní číslo, e-mailová adresa;

Další údaje

Zpracováváme také údaje, které úzce souvisí s vaším pracovním zařazením, se specifickými podmínkami vaší práce, případně s vaší funkcí člena orgánu společnosti, nebo údaje, které nám v průběhu smluvního vztahu sdělujete nebo tyto údaje jinak vytváříte. Za takové další údaje se považují zejména:

• údaje o dosaženém vzdělání, odborné kvalifikaci, zkušenostech, dovednostech nebo specifické požadavky či předpoklady k výkonu určité činnosti (např. jazykové znalosti, řidičské oprávnění apod.), podpis
• rodinný stav, státní příslušnost
• číslo bankovního účtu, číslo zdravotní pojišťovny
• mzdové údaje
• záznam docházky v programu EZMED
• číslo identifikační karty
• v případě vybraných pracovních pozic a pracovišť rovněž informace z evidence Rejstříku trestů,
• v případě vybraných prostor také obrazové záznamy osob, u zapůjčených vozidel záznamy jejich geografické polohy v určitém čase, a v případě přístupu do informačních systémů a aplikací se zvýšeným stupněm ochrany záznamy o přístupu a aktivitách.

Spolupracujeme na základě smluvního vztahu

Ke spolupráci patří vzájemné informování o povinnostech, potřebách, způsobech jejich splnění, výhodách a možnostech jejich čerpání. Jako správce zpracováváme v těchto případech vaše údaje, které jste nám předali v souvislosti s přípravou a uzavřením příslušné smlouvy a také údaje, které jsme vám přiřadili pro snadnější zpracování vašich údajů v informačních systémech (např. identifikační číslo zaměstnance, identifikační číslo poskytnutého zařízení apod.). Dále zpracováváme osobní údaje, které jsme o vás získali v rámci plnění sjednané smlouvy (např. vaše hodnocení).

Komunikujeme spolu

Vaše osobní údaje získáváme také v průběhu komunikace s vámi. Není rozdíl mezi tím, zda s námi komunikujete elektronicky, písemně, telefonicky nebo při osobním jednání. Pokud se takto získané osobní údaje týkají našeho vzájemného smluvního vztahu a způsobu jeho naplňování a rozšiřují okruh vašich osobních údajů, které jsme získali dříve, představují kategorii dalších osobních údajů, které můžeme zpracovávat.

Chráníme náš majetek

Pokud jsou v našich objektech na vybraných místech, především ve vstupních prostorách, pořizovány záznamy z umístěných kamer, mohou pořídit i obrazový záznam vašeho pohybu v takovém prostoru.

Pokud k pracovní cestě použijete zapůjčené služební vozidlo vybavené systémem geografického sledování polohy (GPS), je pořizován geografický a časový záznam polohy tohoto vozidla po celou dobu, kdy ho používáte.

Pokud k pracovní činnosti využíváte prostředky informačních technologií (např. počítač, tablet, mobilní telefon apod.), které vám umožňují přístup do informačních systémů a aplikací společnosti se zvýšenou úrovní jejich ochrany, jsou o vašich přístupech a aktivitách v těchto systémech a aplikacích pořizovány odpovídající bezpečnostní záznamy.

Pokud nešťastnou náhodou utrpíte pracovní úraz, v souvislosti s jeho vyšetřováním a řešením můžeme pořizovat anebo využívat nezbytnou dokumentaci, obsahující rovněž informace o druhu a povaze poškození vašeho zdraví a vlivu na váš aktuální a budoucí zdravotní stav. 

Účely používání osobních údajů

Získané osobní údaje používáme zejména pro následující účely:

• uzavření a plnění pracovněprávního vztahu nebo smlouvy o výkonu funkce;
• vedení personální a mzdové evidence včetně hodnocení zaměstnanců;
• vedení evidencí pro účely nemocenského pojištění, sociálního a důchodového zabezpečení;
• vedení evidencí vybraných skupin zaměstnanců a členů orgánů společnosti pro účely zvláštních právních předpisů
• posouzení nároků na poskytnutí benefitů;
• zajištění provozních činností;
• zajištění ochrany života a zdraví osob, a ochrany hmotného i nehmotného majetku společnosti, zaměstnanců i třetích stran
• účetní a daňové;
• výkonu práv společnosti;
• splnění dalších právních povinností vyplývajících z českých nebo evropských právních předpisů;

V praxi se nejčastěji budete setkávat s následujícími situacemi:

Komunikace a plnění povinností vůči zaměstnancům

Identifikace a autentizace

Abychom s vámi mohli uzavřít pracovněprávní vztah nebo smlouvu o výkonu funkce a komunikovat s vámi, potřebujeme znát vaše základní údaje. Vaši identifikaci a autentizaci vyžadujeme také v případě, že uplatňujete svá práva v záležitostech ochrany osobních údajů. Abyste mohli zajišťovat výkon některých pracovních činností efektivně, prostřednictvím elektronických aplikací a mohli s námi komunikovat elektronicky, spravujeme vaše přístupové údaje – zejména přihlašovací jména a hesla, která slouží k bezpečné autentizaci vaší osoby.

Z jakého důvodu vaše osobní údaje zpracováváme:

• pro uzavření a plnění smlouvy
• k plnění povinností vyplývajících z právních předpisů
• pro ochranu našich práv a oprávněných zájmů

Vedení evidencí pro účely zaměstnanosti, nemocenského pojištění, sociálního a důchodového zabezpečení

Shromažďujeme a zpracováváme vaše identifikační a další údaje za účelem plnění našich povinností vůči příslušným státním orgánům a institucím, které nám ukládají zákony zaměstnanosti, o nemocenském pojištění, sociálním a důchodovém zabezpečení, a z důvodu povinných hlášení těmto orgánům.

Z jakého důvodu osobní údaje zpracováváme:

• k plnění povinností vyplývajících z právních předpisů

Vedení evidencí vybraných skupin zaměstnanců a členů orgánů společnosti pro účely zvláštních právních předpisů

Shromažďujeme a zpracováváme vaše identifikační a další údaje za účelem plnění našich povinností vůči dalším příslušným státním orgánům a institucím, které vyplývají z branného zákona, zákona o ochraně utajovaných informací a o bezpečnostní způsobilosti, a ze zákona o podnikání na kapitálovém trhu, včetně povinných hlášení těmto orgánům, pokud působíte na pracovní pozici nebo ve funkci, pro které je tato povinnost stanovena.

Z jakého důvodu osobní údaje zpracováváme:

• k plnění povinností vyplývajících z právních předpisů
• pro ochranu našich práv a oprávněných zájmů

Bezpečnost a řízení rizik

Bezpečnost

K zajištění ochrany života a zdraví osob, i hmotného a nehmotného majetku, využíváme obrazové záznamy kamer umístěných vně i uvnitř našich budov. Kamerové systémy jsou instalovány za účelem ochrany osob a majetku před protiprávním jednáním, především v rámci prevence a objasňování protiprávního jednání osob v objektech využívaných naší společností. Záznamy z kamer jsou zpracovávány v souladu s účelem jejich pořízení a podle přísných pravidel k zajištění ochrany i vašich osobních údajů.

K zajištění ochrany života a zdraví osob, i hmotného a nehmotného majetku v prostředí informačních a komunikačních systémů, využíváme rovněž monitorovací, evidenční a kontrolní prostředky a postupy. Zpracování vašich osobních údajů, které s nimi souvisí, nám napomáhá rovněž předcházet a bránit kybernetickým hrozbám a útokům.

Z jakého důvodu osobní údaje zpracováváme:

• k plnění povinností vyplývajících z právních předpisů
• pro ochranu našich práv a oprávněných zájmů

K zajištění ochrany osob a majetku, a také k souběžnému využití možnosti splnit právní povinnosti v oblasti účetnictví a daní, vedením elektronické knihy jízd vozidla, jsou ve vybraných služebních automobilech instalovány monitorovací jednotky geografického záznamového zařízení (GPS). Takovým zařízením je pořizován geografický a časový záznam polohy tohoto vozidla ve spojení s vaší osobou po celou dobu, kdy ho používáte. Záznamy z GPS zařízení jsou zpracovávány v souladu s účelem jejich pořízení a podle přísných pravidel k zajištění ochrany i vašich osobních údajů. O vybavení konkrétního vozidla GPS zařízením budete vždy informován před jeho zapůjčením.

Z jakého důvodu osobní údaje zpracováváme:

• pro ochranu našich práv a oprávněných zájmů

Prokazatelnost a doložitelnost

Naše společnost za účelem zajištění objektivity, prokazatelnosti a bezpečnosti, monitoruje a zaznamenává komunikaci s volajícími osobami (především telefonické hovory na zákaznické linky nebo krizové linky). Pokud budete zastávat pracovní pozici zajišťující obsluhu takových linek, budete o této skutečnosti informováni.

Z jakého důvodu osobní údaje zpracováváme:

• pro ochranu našich práv a oprávněných zájmů

Kontrola a prevence podvodného jednání

Náležitá odborná péče při výkonu činnosti naší společnosti zahrnuje i kontrolu a preventivní opatření. Jedná se o činnosti prevence, odhalování, vyšetřování a plnění dalších požadovaných aktivit pro šetření podezření z případného nekalého jednání ke škodě naší společnosti, včetně omezení dopadů takového jednání na společnost.

Z jakého důvodu osobní údaje zpracováváme:

• pro ochranu našich práv a oprávněných zájmů

Vnitřní správa

Účetnictví a daně

Shromažďujeme a zpracováváme vaše identifikační, mzdové a související údaje za účelem plnění našich účetních a daňových povinností vůči příslušným státním orgánům, které nám ukládá zákon o účetnictví, zákon o DPH a další české účetní a daňové zákony, a z důvodu povinných hlášení regulačním orgánům. Pokud to stanoví právní předpisy, můžeme v této souvislosti zpracovávat také osobní údaje některých vašich rodinných příslušníků.

Z jakého důvodu osobní údaje zpracováváme:

• k plnění povinností vyplývajících z právních předpisů

Reporting, řízení informací, optimalizace procesů, školení

Vaše osobní údaje jsou rovněž zpracovávány k plnění interních povinností, souvisejících s odborným růstem a rozvojem zaměstnanců, nastavených v rámci každé společnosti Koncernu ČEZ a Skupiny ČEZ. Například pro jednotlivé druhy a typy školení máme nastaven ucelený schvalovací a reportovací systém, jehož součástí je evidence údajů o vašem absolvování stanovené přípravy a školení včetně případné docházky, výsledků přezkoušení a podobně. Vaše základní údaje, údaje o vaší kvalifikaci a pracovní pozici jsou používány pro účely plánování a vyhodnocování efektivity. Na základě právních předpisů vypracováváme také různé výkazy.

Z jakého důvodu osobní údaje zpracováváme:

• k plnění povinností vyplývajících z právních předpisů
• pro ochranu našich práv a oprávněných zájmů

Výkon práv společnosti

Pokud jsme vývojem situace v našich vzájemných vztazích nuceni vymáhat naše pohledávky právní cestou, resp. pokud jsme účastníky soudního řízení, které se týká vaší osoby, použijeme v nezbytném rozsahu vaše základní údaje a další údaje týkající se okolností vzniku naší pohledávky vůči vaší osobě, případně další údaje nezbytné k ochraně našich práv.

Z jakého důvodu osobní údaje zpracováváme:

• k plnění povinností vyplývajících z právních předpisů
• pro ochranu našich práv a oprávněných zájmů

Souhlas se zpracováním osobních údajů

V průběhu našeho smluvního vztahu se mohou vyskytnout situace spojené s možným zpracováním některých vašich osobních údajů, které nebudeme moci využít pro konkrétní účel bez vašeho souhlasu. Může jít např. o některé druhy vašich fotografií, na kterých jste jednoznačně identifikováni, o obrazové záznamy vaší osoby a bližší informace o vaší osobě. Naše společnost může mít zájem je využít zejména pro propagační, školící, soutěžní nebo jiné podobné aktivity.

O takových situacích vás budeme informovat samostatně a nabídneme vám možnost udělit naší společnosti souhlas s použitím vašich přesně vymezených osobních údajů pro konkrétně popsaný účel na předem uvedenou dobu.

Bude jen na vašem svobodném rozhodnutí, zda nám navrhovaný souhlas udělíte, nebo se rozhodnete opačně. Uzavření ani trvání našeho smluvního vztahu není žádným takovýmto souhlasem pro výše uvedené účely podmíněno a nikdo vás nebude k jeho udělení jakýmkoliv způsobem nutit.

Takovýto souhlas udělený podle GDPR nahrazuje vaše předchozí souhlasy týkající se stejných účelů zpracování, doplňuje vaše další případné souhlasy týkající se zpracování osobních údajů a neruší ani neomezuje právo žádné ze společností Koncernu ČEZ nebo Skupiny ČEZ na zpracování vašich osobních údajů, pokud nám jejich použití umožňuje přímo právní předpis.

Vaše rozhodnutí samozřejmě můžete kdykoliv změnit a jakýkoliv udělený souhlas odvolat. Jak souhlas odvolat je uvedeno v části Chci odvolat souhlas.

Zdroje získávání osobních údajů

Naše společnost získává vaše osobní údaje především od vás v rámci jednání o uzavření smlouvy a dále v průběhu jejího plnění.

Budete-li mít pochybnosti o účelnosti získávání některých vašich osobních údajů, můžete si vyžádat podrobnější vysvětlení, kdy je poskytnutí osobních údajů nezbytné pro sjednání příslušné smlouvy a k zajištění činností i povinností, vyplývajících ze zastávané pracovní pozice nebo funkce, případně vyplývající ze zákonné povinnosti. Vysvětlíme vám také, kdy je poskytnutí osobních údajů naopak dobrovolné, avšak poskytnutí takových osobních údajů usnadní vzájemnou komunikaci mezi vámi a naší společností a umožní vám využívat různých benefitů nebo doprovodných služeb.

Vaše osobní údaje můžeme také získávat z veřejných evidencí nebo od státních orgánů. Ve specifických případech na základě příslušných právních předpisů můžeme získávat vaše osobní údaje i z neveřejných evidencí.

Bližší informace ke zdrojům vašich osobních údajů, které zpracováváme, jsou uvedeny v následujících příkladech.

Zdroje údajů pro bezpečnost a řízení rizik

Pro tyto potřeby používáme vaše údaje vedené v interních databázích, získané přímo od vás nebo o vás na základě stávajícího, případně i předchozího smluvního vztahu, které obsahují informace nezbytné k posouzení bezpečnosti a řízení rizik. Zdrojem těchto vašich údajů mohou být také informace sdílené mezi společnostmi Koncernu ČEZ a Skupiny ČEZ právě za tímto účelem.

Osobní údaje uvedené ve veřejných registrech

V případech, ve kterých uplatňujeme naše oprávněné zájmy, zejména náš zájem jednat obezřetně, můžeme získávat vaše základní údaje a některé další údaje i z veřejných registrů, například z obchodního rejstříku, živnostenského rejstříku a podobných. Nebo osobní údaje, které jste nám poskytli ověřovat porovnáním s údaji o vaší osobě vedené v těchto registrech.

Zpracování a sdílení osobních údajů

Naše společnost zpracovává vaše údaje manuálně i automatizovaně. Při automatizovaném zpracování vašich údajů ale nepoužíváme automatizované rozhodování, které by mohlo mít dopad na vaše práva.

Ochrana vašich údajů v naší společnosti je organizačně a technicky zabezpečena v souladu s příslušnými právními předpisy. Srovnatelnou úroveň zabezpečení vašich údajů vyžadujeme i od všech našich zpracovatelů osobních údajů.

Vaše osobní údaje mohou být pro zajištění výše popsaných účelů vedle naší společnosti a jejích zaměstnanců zpracovávány také některými dalšími společnostmi z Koncernu ČEZ nebo Skupiny ČEZ, případně jinými subjekty mimo Koncern a Skupinu ČEZ jako zpracovateli vašich údajů. Vaše údaje těmto společnostem nebo subjektům předáváme jen v tom případě, že splňují námi definované organizační a technické podmínky k zajištění jejich náležité ochrany. Těmto společnostem nebo subjektům jsou vaše osobní údaje předány pouze v případě, že jsou písemnou smlouvou zavázáni k dodržení sjednaných podmínek zpracování vašich osobních údajů i zajištění stanovené ochrany.

Důvodem pro předávání vašich údajů těmto dalším společnostem nebo subjektům jako zpracovatelům je zpravidla skutečnost, že využívají znalosti, postupy nebo technologie s potřebnou odbornou úrovní, která jim umožňuje efektivněji dosáhnout některý z výše uvedených účelů zpracování a zajistit přitom i potřebnou ochranu vašich osobních údajů.

Některé naše činnosti jsou zajišťovány ve spolupráci se společnostmi mimo Koncern ČEZ a Skupinu ČEZ, zejména našimi dodavateli. Ve všech takových případech dochází ke sdílení respektive zpracování vašich osobních údajů na základě smluv o zpracování osobních údajů uzavřených v souladu s příslušnými právními předpisy.

Vaše osobní údaje mohou být na základě oprávněné žádosti předány také třetím subjektům, které disponují zákonnou pravomocí vyžadovat předání takových osobních údajů. Jedná se zejména o různé státní orgány.

Zajištění práv a povinností zaměstnanců

Naše společnost sdílí vaše základní údaje, popřípadě vybrané další údaje týkající se zastávané pracovní pozice nebo vykonávané funkce s některými dalšími společnostmi z Koncernu ČEZ nebo Skupiny ČEZ. Postupujeme tak především kvůli ochraně našich práv a oprávněných zájmů. Údaje potřebujeme sdílet nejen pro naši bezpečnost a řízení rizik, ale i pro zachování integrity a aktuálnosti vašich údajů a rychlosti a kvality vzájemné komunikace v rámci identifikace a autentizace zaměstnance, členů orgánů společnosti, řízení vztahů se zaměstnanci, a pro vaše využívání nabízených benefitů a doplňkových služeb. Vaši identifikaci a autentizaci vyžadujeme také v případě, že uplatňujete svá práva v záležitostech ochrany osobních údajů.

Abyste mohli vykonávat svou práci pomocí počítačů, tabletů, mobilních telefonů či aplikací a mohli mezi sebou elektronicky komunikovat, nebo samostatně fyzicky vstupovat do chráněných oblastí/objektů zabezpečených systémy technické ochrany, spravujeme vaše přístupové údaje – zejména přihlašovací jména a hesla a další autentizační prostředky (bezpečnostní tokeny), jako např. RSA SecurID klíče, identifikační karty, PIN kódy a podobné, které slouží k autentizaci vaší osoby.

Údaje dále sdílíme pro naše administrativní účely. Díky tomu vám můžeme umožnit čerpání některých zaměstnaneckých výhod, které vybrané společnosti Koncernu ČEZ a Skupiny ČEZ zajišťují (např. služby mobilní telefonie nebo pronájem vozidel pro soukromé potřeby apod.)

Kamerové systémy

Naše společnost za účelem zajištění bezpečnosti objektů, ve kterých vykonává svoje výrobní, obchodní a další činnosti, a také k zajištění bezpečnosti poskytovaných služeb zajistila instalaci a provoz kamerového systému se záznamem. Na umístění těchto kamerových systémů jste vždy upozorněni informačními cedulkami a piktogramy při vstupu do takového prostoru, s označením naší společnosti jako správce. Rovněž je zde odkaz na internetové stránky, kde jsou uvedeny podrobnější informace o zpracování pořízených záznamů.

Pořízené kamerové záznamy jsou v případě bezpečnostních incidentů zpřístupněny pro vyhodnocení pouze určeným zaměstnancům naší společnosti. Předány mohou být pouze orgánům činným v trestním řízení nebo správním orgánům pro vedení přestupkového řízení, a to na základě jejich písemné žádosti. Naše společnost může těmto orgánům záznamy poskytnout i z vlastního rozhodnutí, pokud má podezření ze spáchání trestného činu nebo přestupku, které jsou na záznamu zachyceny. Pořízené záznamy jsou uloženy zabezpečeným způsobem, a nedojde-li k jejich předání oprávněným státním orgánům, jsou po uplynutí stanovené lhůty smazány.

Informační a kybernetická bezpečnost

S ohledem na vaši ochranu před škodlivými aplikacemi (malware) naše společnost provádí monitorování online komunikace směrované do Internetu. U komunikace s webovými servery, které spadají do bankovního resp. finančního sektoru, monitorování neprovádíme.

Naše společnost monitoruje vaši aktivitu v informačních systémech SKČ. Zaznamenává se především informace o prováděných činnostech a čase, kdy byly uskutečněny.

V rámci vaší ochrany před nevyžádanou poštou je prováděna automatizovaná, strojová kontrola příchozí pošty.

Zároveň je naše společnost, v nutných případech (ukončení pracovního poměru nebo výkonu funkce, dlouhodobá pracovní neschopnost apod.) a po nezbytnou dobu, oprávněna získat přístup do vaší pracovní e-mailové schránky, a to za účelem zejména vyřízení neřešené nebo nedořešené elektronické pracovní pošty (stejně tak je tomu v případě pošty listinné) a zároveň je v těchto případech oprávněna přesměrovat doručování pracovní pošty na vašeho zástupce či nástupce, pokud tak neučiníte sami. 

Pořízené auditní záznamy jsou v případě bezpečnostních incidentů zpřístupněny pro vyhodnocení pouze určeným zaměstnancům naší společnosti. Předány mohou být pouze orgánům činným v trestním řízení nebo správním orgánům pro vedení přestupkového řízení, a to na základě jejich písemné žádosti. Naše společnost může těmto orgánům záznamy poskytnout i z vlastního rozhodnutí, pokud má podezření ze spáchání trestného činu nebo přestupku, které jsou na záznamu zachyceny. Pořízené záznamy jsou uloženy zabezpečeným způsobem, a nedojde-li k jejich předání oprávněným státním orgánům, jsou po uplynutí stanovené lhůty smazány.

Předávání údajů v rámci společností Koncernu ČEZ a Skupiny ČEZ

V rámci společností Koncernu ČEZ a Skupiny ČEZ si předáváme vaše osobní údaje pouze mezi vybranými společnostmi a používáme je za účelem vnitřní správy a reportingu,  případně nabídky jiné vhodné pracovní pozice v rámci dotčených společností. Pokud vám předávání údajů může usnadnit např. výkon pracovních činností napříč vybranými společnostmi Koncernu ČEZ a řešení propojených záležitostí těchto společností, předáváme je i za tímto účelem. Údaje si také můžeme předávat z důvodů obezřetného přístupu k zajištění bezpečnosti, jak je uvedeno v kapitole Bezpečnost.

Všechny společnosti Koncernu ČEZ a Skupiny ČEZ splňují shodné organizační a technické podmínky k zajištění náležité ochrany vašich osobních údajů. A také jsou řídícími a smluvními dokumenty zavázány k dodržení sjednaných podmínek zpracování vašich osobních údajů i udržení stanovené ochrany.

Naši další zpracovatelé

Zpracování osobních údajů zaměstnanců a členů orgánů naší společnosti provádíme přednostně vlastními zaměstnanci, případně prostřednictvím vybraných společností patřících do Koncernu ČEZ nebo Skupiny ČEZ. Pouze v malém počtu případů využíváme rovněž jiných společností mimo Koncern ČEZ nebo Skupinu ČEZ nebo fyzických osob ke zpracování těchto údajů.

Takovými zpracovateli vašich osobních údajů jsou především společnosti a v menším počtu případů podnikající fyzické osoby, se kterými jsme uzavřeli smlouvu o obchodní spolupráci na výkon přesně určených činností, s nimiž souvisí i zpracování osobních údajů. Každý zpracovatel je oprávněn nakládat s vašimi osobními údaji pouze k zajištění činnosti, ke které byl naší společností pověřen a nesmí je využít pro jinou vlastní potřebu. K výkonu zpracovatelské činnosti není vyžadován váš souhlas, neboť takové zpracování umožňuje přímo právní předpis.

Ke zpracování vašich údajů mimo Koncern ČEZ a Skupinu ČEZ využíváme tyto kategorie zpracovatelů:

• poskytovatele školících a vzdělávacích služeb,
• poskytovatele pracovně lékařských služeb a zdravotní péče,
• poskytovatele vybraných IT služeb,
• poskytovatele poštovních služeb, včetně kurýrů,
• poskytovatele stravovacích služeb,
• poskytovatele produktů a služeb pro věrnostní programy a benefity zaměstnanců
• zprostředkovatele zajištění letenek, ubytování a dalších služeb pro pracovní cesty, konference, vzdělávací akce a podobné činnosti
• poskytovatele právních služeb,
• auditorské společnosti.

Vyžádání bez souhlasu

Některé státní orgány a další instituce nebo subjekty jsou oprávněny vyžádat si o vás informace. Jedná se zejména o dohledovou činnost Státního úřadu inspekce práce, Energetického regulačního úřadu, České národní banky. Dále např. o soudy, státní zastupitelství nebo Policii ČR, případně o exekutory. Vaše osobní údaje jim poskytujeme výhradně jen tehdy, pokud nám takovou povinnost stanoví příslušný právní předpis.

Zabezpečení osobních údajů

Důležitým cílem naší společnosti je chránit a zabezpečit vaše osobní údaje. K ochraně vašich osobních údajů před neoprávněným přístupem, používáním a zveřejněním využíváme různé technologie, postupy a procesy. Poskytnuté osobní údaje například zpracováváme na počítačových systémech a uchováváme v datových úložištích s omezeným přístupem, která jsou umístěna ve střežených budovách. Pro přenosy osobních údajů s vysokým stupněm důvěrnosti (jako jsou například čísla bankovních účtů nebo hesla) v prostředí internetu využíváme pro jejich ochranu šifrování

Kde ukládáme osobní údaje

Osobní údaje shromažďované naší společností jsou zpracovány a uloženy téměř výhradně na území České republiky. Jen v malém počtu specifických pracovních pozic jsou osobní údaje zaměstnanců ke splnění zejména právních povinností předávány rovněž institucím a společnostem v zahraničí. A to především na území členských států Evropské unie, ve kterých GDPR stanoví stejné podmínky pro zajištění jejich zpracování a ochrany.

Výjimečně může docházet také k předávání a zpracování na území jiných států, kde ochrana stanovená GDPR není přímo účinná. V takovém případě posuzujeme, zda příslušný stát, instituce nebo společnost garantuje srovnatelnou ochranu a k předání a zpracování vašich osobních údajů do těchto států může v souladu s požadavky GDPR dojít. A také vás o takovém případu předávání samostatně informujeme.

Uchovávání osobních údajů

Naše společnost uchovává vaše osobní údaje po dobu trvání smluvního vztahu za účelem výkonu práv a povinností z něj plynoucích i po jeho skončení k dalším nezbytným účelům, jako je dodržování našich právních povinností, smluvních závazků, řešení sporů a právní vymáhání oprávněných nároků či pro případná správní řízení. Tyto potřeby jsou rozdílné v závislosti na konkrétním důvodu jejich uchování, a proto se doba uchovávání různých druhů vašich osobních údajů v konkrétních případech výrazně liší.

Při nakládání s vašimi osobními údaji pro konkrétní účely respektujeme pravidla datové minimalizace. To znamená, že o vás shromažďujeme jen takové údaje, které ke konkrétnímu účelu nezbytně potřebujeme. Současně si nastavujeme striktní vnitřní pravidla archivace, která zajišťují, že tyto vaše údaje neuchováváme déle, než jsme oprávněni.

Téměř u všech pracovněprávních a obchodněprávních vztahů musíme zajistit dokladování údajů nezbytných pro účely důchodového zabezpečení. V takovém případě uchováváme vaše příslušné údaje po dobu 45 let od ukončení tohoto vztahu.

Pro účely nemocenského pojištění, sociálního zabezpečení jsme povinni uchovávat vaše příslušné údaje po dobu 10 let od ukončení smluvního vztahu.

U výše uvedených smluvních vztahů musíme zajistit dokladování výpočtu a odvodu daní vyplývajících z právních předpisů upravujících daň z příjmu a s ní související daňové řízení. Podle těchto právních předpisů jsme povinni uchovávat daňové doklady a evidenci s podrobnými údaji, které se vztahují k poskytnutému plnění, a to po dobu 10 let od konce zdaňovacího období, ve kterém se plnění uskutečnilo. Povinnost uchovávat většinu základních údajů a dalších údajů o smluvním vztahu vyplývá z právních předpisů.

Ve výjimečných případech, například při vedení soudního sporu, může z důvodu ochrany našich oprávněných zájmů dojít i k delšímu uchování některých dokladů obsahujících vaše osobní údaje. Jedná se zejména o případy, kdy bychom museli tyto doklady předkládat jako důkazy v soudním sporu, ve správním řízení nebo z důvodu výkonu rozhodnutí.

Údaje, které zpracováváme na základě vašeho souhlasu, uchováváme po dobu, po kterou nám je souhlas platně udělen.

Vaše práva k zajištění ochrany osobních údajů

Naše společnost usiluje o transparentní a korektní zpracování vašich osobních údajů, a zajištění jejich náležité ochrany, vždy v souladu s příslušnými právními předpisy. Abychom vás ujistili o našem odpovědném přístupu ke zpracování vašich údajů, jsme připraveni rychle a profesionálně reagovat na vaše oprávněné požadavky, kterými si můžete ověřit naši odpovědnost při zpracování vašich údajů a případně nám pomoci napravit nedostatky, pokud se v této činnosti výjimečně vyskytnou.

• Pokud se zpracování osobních údajů zakládá na vašem souhlasu, máte právo svůj souhlas pro budoucí zpracování kdykoli odvolat;
• Máte právo od nás jako správce údajů požadovat přístup ke svým osobním údajům a podrobnější informace o jejich zpracování;
• Máte právo od nás požadovat opravu vašich nepřesných nebo neúplných osobních údajů;
• Máte právo nás požádat o poskytnutí vašich osobních údajů v běžně používaném a strojově čitelném formátu, umožňujícím jejich předání jinému správci, pokud jsme je získali na základě vašeho souhlasu nebo v souvislosti s uzavíráním a plněním smlouvy, a jsou zpracovány automatizovaně;
• Máte právo podat námitku týkající se zpracování některých nebo všech vašich osobních údajů;
• Máte právo nás požádat o výmaz vašich osobních údajů, pokud již nemáme žádný právní důvod pro jejich další zpracování;
• Máte právo podat stížnost Úřadu pro ochranu osobních údajů.

Pokud zpracováváme vaše osobní údaje, činíme tak na základě příslušných právních titulů umožňujících naši vzájemnou spolupráci a plnění příslušných povinností v rámci sjednaného pracovněprávního vztahu nebo při výkonu vaší funkce člena orgánu naší společnosti, zajištění chodu naší společnosti, plnění našich smluvních a právních závazků, zajišťující ochranu a zabezpečení našich systémů a našich zákazníků, nebo plnění jiných oprávněných zájmů naší společnosti tak, jak je popsáno ve výše uvedených částech Informace. Případně vaše osobní údaje zpracováváme na základě vašeho souhlasu.

Chci mít přehled, jaké moje osobní údaje zpracováváte

Máte právo na přístup k vašim osobním údajům a na další související informace. Práva třetích stran však tímto nesmí být dotčena. Takovéto údaje a informace vám poskytneme bezplatně. V případě, že by vaše žádosti byly zjevně nedůvodné nebo nepřiměřené, zejména protože se opakují, máme možnost takové žádosti jako nedůvodné zamítnout nebo požadovat od vás úhradu odpovídající nákladům za poskytnutí těchto údajů a informací.

Mám zájem o opravu mých osobních údajů

Může se stát, že vaše údaje jsou nesprávně zaznamenané, nebo neaktuální. Na vaši žádost je samozřejmě opravíme. A stejně tak doplníme neúplné údaje o vás, pokud nás na to upozorníte.

Nepřeji si, abyste moje osobní údaje dále používali

Plně respektujeme vaše právo na výmaz osobních údajů. Jakmile skončí všechny důvody pro jejich zpracování a uchování, provedeme jejich vymazání i bez vaší žádosti. Pokud nás požádáte o vymazání vašich osobních údajů dříve, sdělíme vám z jakého důvodu a jak dlouho ještě musíme vaše údaje uchovat, než dojde k jejich vymazání.

Myslím si, že některé moje osobní údaje používáte neoprávněně

Na základě vaší námitky posoudíme a do jejího vyřešení případně zablokujeme používání vašich osobních údajů, u kterých budou pochybnosti, zda je používáme v souladu s příslušnými právními předpisy.

Nechci vám poskytnout některé své osobní údaje

Nejste povinni nám některé svoje osobní údaje poskytnout. Vždy vás budeme v konkrétních situacích informovat, které vaše osobní údaje jsou pro uzavření smluvního vztahu nezbytné. Případně které údaje jsou nezbytné pro případné čerpání výhod nebo služeb souvisejících se smluvním vztahem a vaše případné odmítnutí by vedlo k závěru, že vám nebudeme moci tuto výhodu nebo službu poskytnout.

Chci odvolat můj souhlas

Pokud jste nám ke zpracování vašich osobních údajů poskytli váš souhlas, jste oprávněni tento souhlas kdykoliv odvolat. Odvolání tohoto souhlasu nemá vliv na zpracování vašich osobních údajů po celou dobu, po kterou byl váš souhlas platně udělen. Odvolání vašeho souhlasu bude mít vliv jen na zpracování vašich osobních údajů pro konkrétní účel nebo účely, pro které byl udělen. Nemá však vliv na zpracování vašich osobních údajů pro jiné účely a právní důvody, pokud se na takové osobní údaje vztahují (např. plnění povinnosti stanovené právním předpisem). O doporučeném způsobu případného odvolání souhlasu budete informováni v textu doprovázejícího udělení tohoto souhlasu.

Abychom si lépe rozuměli

Přes naše veškeré úsilí o maximální srozumitelnost tohoto dokumentu jste možná našli slova nebo termíny, se kterými jste se dosud nesetkali. Nebo si nejste jisti, že rozumíte správně tomu, co vám mají sdělit.

Proto vám pro lepší porozumění nabízíme slovníček pojmů, který může pomoci našemu vzájemnému nedorozumění předejít.

Slovníček pojmů

Možné změny této informace

V průběhu času může docházet ke změně právních předpisů, upravujících pravidla a podmínky zpracování a ochrany osobních údajů, nebo ke změně našich podmínek, postupů a způsobů zpracování a ochrany vašich osobních údajů. Budeme vás o nich vždy informovat prostřednictvím aktualizace této Informace. Pokud jsou pro vás tyto skutečnosti důležité, doporučujeme vám podívat se na ni častěji, abyste byli informováni o tom, jak společnosti Koncernu ČEZ a Skupiny ČEZ chrání vaše informace. Pokud budou tyto změny významnější, upozorníme vás dopisem nebo elektronickou zprávou.

Kontaktujte nás

Pokud máte žádost nebo stížnost týkající se zpracování vašich osobních údajů nebo dotaz na osobu zodpovědnou za zpracování osobních údajů v naší společnosti, kontaktujte nás prosím formou zaslání e-mailu na ilona.olejnickova@azklima.com. Na vaše žádosti, dotazy nebo stížnosti odpovíme co nejdříve, nejpozději však do jednoho měsíce od jejich doručení. Pokud bychom z důvodu složitosti řešení vaší žádosti nebo vysokého počtu žádostí dalších osob nedokázali vaši žádost vypořádat včas, budeme vás informovat o potřebném prodloužení lhůty.

Datum vydání/aktualizace tohoto dokumentu – 4.9.2020